現代信息社會工作節奏越來越快，而人們也越來越依賴于借助各種辦公系統來協助提升效率。像郵件系統作為企業通聯重要工具承擔著內外信息交流的角色，與此同時，不僅可以當作“檔案館”，儲存歷史資料，而且可以作為“管家”，通過對郵箱賬號的操作，來實現對與郵箱賬號關聯的人員進行管理，下面我們就拿國內優秀品牌U-Mail舉例，談談其中幾個代表性的管理操作。
企業搭建郵件服務器后，U-Mail可以協助其建立樹狀分散組織架構，當某位員工入職后，管理員根據規則，以員工姓名拼音或入職工號等組合成郵箱賬號，將其歸入某個域和部門，分配郵箱空間大小，設置郵件優先發送等級，允許其共享某些通訊錄等，同時還賦予這位員工一定的自主權限，如員工可用工具軟件、移動端、微信平臺收發處理郵件，也可以將自己的外部慣用郵箱如QQ、163、Hotmail等統一到公司郵箱賬號中，檢測動態。
對于管理人員來說，TA就像運籌帷幄的將軍，也像坐鎮網中央的蜘蛛，一旦發現某些異常情況，能夠迅速處理：
一、公司需要對某些員工的郵件來往展開調查或者需要調取某封郵件
管理員可以根據內容關鍵字、郵件地址、標題、郵件賬號名等條件在全系統內展開搜索，這個關鍵字由管理人員隨時設定和修改，而且可采取關鍵字組合形式更精確定位，U-Mail幾乎能即時準確定位到該用戶或郵件。
二、公司發現某些郵箱賬號存在異常狀態
U-Mail管理人員了解到某位員工賬號收到大量退信，查看日志發現遠程隊列堵塞了大量郵件，同時隊列中出現大量收發件人均不是本地用戶的郵件，網速非常慢，收發郵件常出現延時情況，那么管理人員需要做兩件事：
1.快速排查員工郵箱賬號密碼有沒有設置得很簡單的？然后強制其更改成復雜程度高破譯難度大的密碼（大小寫，字母加數字加符號組合）；
2.管理員可設置系統發送頻率限制，一旦用戶異常發送，超過系統的頻率限制，可自動禁用賬戶外發功能，保證其他正常用戶不受影響。
三、公司對員工行為進行管控
有時候會遇到很多情況需要對員工進行管控的，比方說新入職尚未過試用期的員工，已經確定離職的員工，重要崗位如技術、財務、業務及管理職員工等，這個時候需要對員工使用郵箱的一些行為管控，如可以限制其在指定IP或IP段登錄；允許其一天內只能三次錯誤輸入密碼，一旦超過三次，便強行鎖定IP，一天后才能登錄；限制其外發權限；限制其發送頻率…..比如管理員經過統計分析發現很多發送垃圾郵件的smtp連接具有：同一IP同時的SMTP連接數非常大，同一IP一段時間內SMTP連接頻率非常高，那么這表明這個源發件人發送垃圾郵件的概率很大，那么可以設置參數控制這類型的SMTP連接，從而截斷發送垃圾郵件的源頭：
四、公司對郵箱賬號進行管控
除了限制其空間大小，還可以指定其按照一定的規則存檔備份到某個賬號，可以查詢其可用、已用容量并用不同顏色標注預警，可以規定其自動清理過期郵件，可以設置其網盤鏈接的有效期限，可以設置在其郵箱空間滿后是否再收郵件……
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