當郵件系統作為企業信息化建設中重要一環之后，人們對其提出了更高要求，因為每位員工都可以通過獲得指定賬號來參與公司信息交流與分享及與外界聯系。假如對某個或某批賬號執行操作，就等于間接對員工加強管理。下面我們就以業界內優秀品牌U-Mail郵件服務器為例，談談如何實現對員工的管理。
管理員可以按照一家企業的組織架構圖，在郵件系統后臺建立起對應的關系（U-Mail支持四級管理體系，32級分支機構），委任相關負責人分別擔任“域管理員”和“部門管理員”，將管理權限逐級分解，共同把關；同時可以根據需要建立不同的群組，如“客戶群組”、“高管組”、“新員工組”等，建立這些有共同特征的組，有利于針對性的進行郵件群發，或者群組分享提升辦公效率，或者對指定組執行一些操作……
一、郵件過濾
如下圖所示，在“內容過濾器”對話框中，可以建立各種規則，根據郵件發送者、接收者、抄送對象滿足某種條件或郵件主題、正文含有某些關鍵詞，右邊就執行相關操作，或刪除、拒收拒發、或備份、或限制附件發送等等。公司可將一些違法違規的詞匯、客戶資料、核心技術等設置為“敏感關鍵詞”，實施管控。U-Mail郵件系統的監控具有顯著特點：
1.能監控公司員工的郵件通信，包括Outlook和Webmail，即使員工將郵件已經刪除，仍然有備份。
2.能夠備份公司郵件，也可以按日期、部門、員工等條件進行備份和還原。
3. 有動態標記功能，按照內容關鍵字、郵件地址、標題、郵件等條件，實時查找并標志出所需郵件，而標記條件則由公司、部門管理人員設定，可隨時修改，支持信件內容全文檢索。
二、郵件審核
為了加強信息管控確保安全，U-Mail郵件系統建立了審核制度，規定主審、副審雙重負責機制，如下圖所示，可以看到郵箱用戶列表，需要審核的帳號與正常使用的帳號分開：
如下圖，可建立豐富的規則，來因人而宜的實施監控。
三、修改密碼，分配大小，限定權限
作為郵件系統管理員，當某位員工分配到賬號時，可以在后臺查看其信息，限定其容量等，如下圖：
面對賬戶名稱為chuwei的員工，我們可以：
1.更改密碼；
2.限定其郵箱容量和網絡硬盤容量（對于業務等外聯客戶頻繁的部門，可適度放寬）；
3.設置其收發權限，允許它能夠分享到的企業通訊錄多少；
4.限制它是否可以在外網登陸？
四、郵件歸檔
郵件歸檔有幾個作用：
1.完整、全面保存企業不同發展的文件，相當于一個小型數據庫和檔案館；富有歷史紀念意義。
2. 根據需要對某些賬號往來郵件實時歸檔，可以有效監管，及時發現隱患。
3. 有備無患，一旦郵件被誤刪除，能及時恢復。
4. 可作為一定的法律依據，供查驗。
五、實時后臺掌控收發情況
登陸U-Mail超域管理后臺，能夠清晰查看到各項詳細的數據，有利于我們及時發現異常，排除隱患，并采取應急處理措施，如下圖所示：
以上所述只是U-Mail郵件系統豐富功能的一小部分，目的在于給用戶介紹如何有效管理員工賬號、控制信息的流入和外泄？事實上，U-Mail郵件系統還有著豐富的API接口，且能根據客戶的需求，提供量身定制的解決方案，與各種辦公平臺和諧統一集成，加強管理，提升辦公效率。
免費下載試用U-Mail郵件服務器軟件：http://m.6677111.com/downloads/
