人類的每一次科技革命都帶來生產力的飛速躍升，電子郵件便是如此，繼電報、電話、傳真之后，電子郵件成為交通夠劉快捷、方便、成本低廉的通訊工具之一。電子郵件相比電話來說，信息易保存，表達少歧義，尤其是一些法律性規范文件，通過郵件來往更具權威性和約束效力；相較于傳真等工具，電子郵件成本較低，傳輸更快；盡管微信、QQ、MSN等即時通訊工具風生水起，但電子郵件仍有其不可替代的優勢：傳輸信息量大，精準抵達對方私密專屬郵箱，方便對方閱讀和反饋等。U-Mail郵件系統近接洽的一位客戶——山東萬聲通訊實業有限公司便是痛感電子郵件的重要作用，而下決心來自建郵件服務器的。
公司是一家專注于呼叫中心外包應用和管理運營領域的服務提供商，之前一直用一款比較低端的郵件系統產品，導致郵件收發不穩定，數據管理很不方便，嚴重影響辦公效率，隨著大數據時代來臨和突發事件增多，郵件系統應當與時更新且由服務商提供強力售后保障，遺憾的是，公司每次都遭遇對方以種種理由要求付費。因此，當公司聽到U-Mail郵件系統“一年免費維護，終身免費升級，24小時排疑解難，定期巡檢”的服務承諾后，馬上拍板定了，在安裝完后，更是切實體驗到U-Mail郵件系統在辦公方面的高效提升作用：
一、改善管理水準使組織架構清晰條理分明：
1.按照公司地域、部門建立樹形組織架構圖，每位員工開放注冊，生成專屬郵箱。將“部門管理員”職權賦予部門老大的助理，由其協助管理。每當召集會議、安排任務、發布通知、傳送材料、匯報工作以及就公司產品進行內部調查或者要求員工提供各類個人資料表單時，通過企業郵箱進行，既安全方便，又穩定必達。
2.根據部門重要性，將董事局、總經理室等機構排在前列，且郵件優先發送，這樣公司的組織就顯得層次分明。
3.對每位員工個體來說，他可以建立起“同事通訊錄”、“個人通訊錄”、“客戶通訊錄”等聯系人組，然后發郵件給整個聯系組，實現群發功能，如下圖：
發送到文件可大可小，文檔、圖片、音頻、視頻等不拘，文件量大時可通過網絡硬盤發送鏈接給對方，如下圖：
同時當某項業務涉及到不同部門之間時，可以通過“通訊錄共享”功能讓跨部門資源共享、通力合作成為可能，如下圖：
4.每逢節假日或公司重大紀念日，公司通過“系統公告”發送祝福、廣告活動，有時講一些勵志小故事、“心靈雞湯”、董事長語錄之類，既教育了員工，又凝聚了人心，成為“企業文化”重要組成部分，類例如下圖：
二、提升服務質量使反應更快捷，對外擦亮企業形象：
1.對于業務、客服等直接與客戶打交道的部門，建立審核和監控制度，由部門負責人擔任“主審”，審核后方可外發。
2.在外發郵件時，同一部門員工的帳號通過“郵件頭翻譯”轉換為統一帳號，處處彰顯公司形象，此舉對一些新成立的部門或員工流動頻繁的崗位非常有效。
3.善用U-Mail郵件系統的“域簽名”功能，將其作為展示公司文化、產品宣傳、服務理念的窗口。
三、整合對接各種辦公平臺，促進信息一體化建設：
1.公司將郵件與手機短消息、郵件和傳真、郵件與語音等緊密集成，融為一體，將U-Mail郵件系統建設成為UMS統一消息平臺。
2.公司將U-Mail郵件系統與OA辦公系統、考試晉升系統、財務的薪酬發放系統等無縫對接，使數據資源共享，真正實現了“信息流一體化”。
3.每位員工均能通過手機、平板電腦等移動端，用多種軟件接收郵件，實現了隨時隨地辦公處理緊急公務的目標。
僅僅安裝了一款高質量郵件服務器，就帶來如此多的變化！讀者您也不妨點擊網址http://m.6677111.com/downloads/下載試用版U-Mail郵件系統軟件？
