行行重行行,與君傷別離。三四月份,不少人跳槽另覓高枝,或許對很多人來說,離職不僅意味著與朝夕相處的同事暫別,亦訣別用慣了的辦公工具;而對于公司的通聯工具——郵件系統的管理者來說,及時終止、清理離職者的帳號、郵件是一項重要工作,此舉能避免企業通訊混亂、管理無序。U-Mail郵件系統提供了即時、限期兩種方式,手動、自動操作皆可。
1. 假如一個部門(或分支機構)全部撤銷(如一些企業進行機構改革改組;或經常成立臨時項目組攻關,項目完成即告解散諸如此類情況很常見),我們可以登錄U-Mail郵件系統“域管理”后臺,點擊“機構管理”選項中的“顯示機構列表”,看到當前域下的部門列表,在展開的樹形目錄中勾選部門,點擊“刪除部門”,如下圖:

2. 我們亦可以一次性刪除一批用戶,登錄U-Mail郵件服務器域管理”后臺,點擊“郵箱管理”選項中的“批量刪除用戶”,將你所知道的用戶名按照以下的格式和提示信息逐個輸入進去,如下圖所示:

3. 假如你對具體的用戶帳號記憶不太清晰,那么你可以打開“郵件列表”,在詳細展開來的列表中找到你所需要刪除的郵箱帳號,然后勾選將其刪除。登錄U-Mail郵件系統“域管理”后臺,點擊“郵箱管理”選項中的“郵箱用戶管理”,如下圖所示:

4.點擊列表中右側的“刪除”即會刪除該帳號,同時郵件數據也會刪除,如果想保留該帳號的郵件數據請到umail/users/domain.com/下找到以該用戶名稱命令的文件夾進行備份(domain.com 請替換成您企業的域名)。
你可以以多種條件快速搜索用戶,這樣是不是非常方便快捷?
而且具體到某個部門,我們可以將權力賦予部門管理員,他亦能登錄“部門管理”后臺,根據本部門職員的變化,進行帳號的刪除、修改、添加等操作。
5.當然,有朋友會問:我能不能限定一個日期?比方說當某些郵件保存超過多少天,或者某個帳號有多少天未登錄處于“死寂”狀態則將其刪除。小編告訴你,這完全可以。具體操作是:登錄U-Mail郵件系統“系統管理”后臺,點擊界面左側的“設置”選項選擇“修剪”后,,可設置刪除舊郵件、舊帳號、已刪除郵件的時間,如下圖所示:

比如我們規定一個郵箱帳號30天未登錄,則將其刪除,視其為離職或曠工;為了提高效率,節省服務器空間,我們規定郵件保存超過15天則刪除,那么在上圖對話框中,第一個“刪除帳號,如果空閑超過……”填上數字“30”,以此類推,第二個“刪除郵件……”填上“15”,如果兩者均為“0”,則表示永不刪除。當公司部門多、人員進出頻繁時,我們可以交由郵件系統設定時間去自動刪除,這樣就大大減輕了工作人員的負擔。
6.另有一種情況:假如員工A離職了,但客戶并不知情,由B接替工作,那么可以把A作為B的郵箱別名,這樣B就可以接收A的郵件。具體操作為:點擊“郵箱管理”選項中的“郵箱別名設置”,再點擊“添加郵箱別名”按鈕,打開如下圖界面,在“虛擬郵箱地址”中輸入A的帳號,在“真實郵箱地址”中輸入B的帳號。但需注意:這兩個地址必須在同一域下。

以上介紹的是U-Mail郵件系統豐富功能中的一小項,如果想要了解其他功能,請前往http://m.6677111.com/product/ 了解,或電話咨詢800-999-6561