企業郵箱是企業對內外溝通交流的重要工具，同時維系著各種商務往來的資訊傳輸和品牌文化形象的樹立。使得郵件系統軟件名符其實的成為通訊工具中 廉價、便捷、快速、高效的辦公軟件，國內企業也越來越重視對公司郵件通訊的統一規劃和管理。然而對大多新興企業而言，由于網絡或者服務器環境等欠缺，普 遍存在租用郵箱比自建郵件系統省事和降低成本的誤解，但事實上總讓人大跌眼鏡。小編深入采訪了一家中型制造企業，設備齊全，使用租用型郵箱已經兩年。
小張任職于一家生產油墨的制造型企業，主要 負責單位IT系統建設和管理。盡管公司有自己的機房、服務器、固定IP和光纖網絡，但考慮到IT人力資源缺乏，無法應付系統后續長期運行的管理和維護， 終選用租用郵箱。但兩年下來，郵件通訊卻遇到了各種各樣的問題，已經給小張日常工作造成了很大的煩擾和負擔。
1.用戶郵箱空間不足。租用郵箱分配給每個用戶的空間 都是有限的，對于部分郵件收發頻繁的用戶，隨著郵件數據的增長，不得不重復刪除郵件。小李只好推薦用戶使用客戶端在本地收發郵件，盡量騰出用戶郵箱空間， 但對于需要經常出差的商務部、采購部等部門而言，不能隨時隨地的使用客戶端收發，空間的限制始終成為一個令人頭疼的問題。
2.數據管理不方便。由于郵件數據都保存在服務商的服務器上，當用戶誤刪郵件想要恢復某封郵件，或者管理員需要對某個用戶的數據進行單獨備份等操作時，管理員不得不多次找服務商進行協調。
3.安全隱患。由于數據都存儲在服務商服務器上，隨著近日互聯網上不斷爆出服務商郵件數據錯亂和泄露事件，公司管理層也擔心郵件數據的安全，始終存在一個安全隱患。
4.功能跟不上需求發展。隨著企業業務的拓展，公司人員組織機構也變得越來越負責，需要對敏感部門、機密郵件或者部分用戶等進行控制、過濾或者審核。但由 于租用郵箱功能更新緩慢，系統功能發展遠遠跟不上企業實際需求的發展。
5.每年續費成本高。當初在自建系統和租用郵箱中選擇方案時，成本較低也是選擇租用郵箱的一個原因。但實際運行兩年下來，租用郵箱實際成本并不比自建系統低，每年的租用費用，幾年下來，比自建系統成本更高。
兩年的租用郵箱實踐經驗證明，租用郵箱并不一定適合每個中小型企業，也不一定真的省 事和節省成本。無論是選擇自建系統或者租用郵箱，首先都必須立足于本企業實際需求出發。小張所在的企業無論是設備條件和網絡環境都齊全，為了解決租用郵箱 所遇到的問題，公司領導層終還是決定自建郵件系統。
如何選擇一個合適的郵件系統和郵箱軟件？對廣大企業而言，首先要求必須是功能滿足企業需求，特別是隨著企業的發展，郵件需求也會不斷的增加，郵件系統廠商 應該具備足夠的研發實力，不斷的更新和完善產品功能；其次要求廠家能提供完善的專業售后服務。真正的銷售應該是從售后服務開始，只有專業、高效和高質量的 售后服務才能保證客戶系統長期穩定的運行。后就是性價比。對中小企業而言，成本是其中重要的一環，哪怕一分錢也要用在刀刃上，特別是近期國內各種原材 料價格上漲，對各行制造型企業也形成很大沖擊，必須開源節流。經過小張對市場上的主流產品輪番選型測試，U-Mail郵件系統以安全、穩定，優秀的產品性 能、豐富全面的功能、專業的售后服務、高性價比，靈活擴展等滿足企業現狀和未來發展的郵件需求脫穎而出。
國內郵件服務器市場還處于蓬勃發展的階段，企業在選擇自建郵件系統或者租用郵箱時，首先是立足于本企業實際情況，深入挖掘郵件需求，選擇適合本企業的方案。只有適合自己的才是好的產品。
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